Cómo obtener su expediente de su abogado anterior

Por qué importa el expediente cuando cambia de abogado

Su nuevo abogado no puede seguir donde se quedó el anterior sin el expediente. Ahí se ve qué se le ha dicho ya a la aseguradora, qué registros se reunieron, qué plazos se cumplieron y cuáles vienen. Sin él, la nueva firma tiene que armar el caso desde cero, y eso toma un tiempo que quizá usted no tenga.

El expediente también es su constancia de lo que pasó. Si cambia de abogado porque el caso se estancó, el expediente muestra si se hizo algo. Eso puede importar después si hay un desacuerdo sobre los honorarios de la firma anterior.

Qué debe incluir el expediente de un caso de lesiones

Pida el expediente completo, no un resumen. En un caso de lesiones, eso suele incluir:

• El contrato de honorarios firmado y cualquier carta sobre honorarios o gastos
• Reportes de policía o del incidente, fotos, video y nombres de testigos
• Registros y facturas médicas, y la lista de proveedores que lo atendieron
• Todas las cartas y correos con las aseguradoras, con los números de reclamo y cualquier dato sobre límites de la póliza
• La carta de demanda, si se envió, y cada oferta recibida
• Si se presentó una demanda judicial: la demanda, las contestaciones, el discovery, las transcripciones de deposiciones, los informes de peritos y el calendario actual del tribunal
• Notas sobre cualquier examen médico de la defensa y el informe de ese examen
• Una lista de los gastos que adelantó la firma, con recibos

Pida copias electrónicas si así es más rápido. Hoy casi todo el expediente está en un servidor y se puede enviar el mismo día.

California: se entrega cuando usted lo pide, pagado o no

La regla de California es clara. Cuando la representación termina por cualquier motivo, la regla de conducta profesional 1.16(e)(1) obliga al abogado a entregar al cliente sin demora, si este lo pide, todos sus materiales y bienes. La regla menciona correspondencia, escritos judiciales, transcripciones de deposiciones, informes de peritos, pruebas documentales y evidencia física, en papel o en formato electrónico, “whether the client has paid for them or not” (haya pagado el cliente por ellos o no). La regla 1.16(e)(2) también exige devolver cualquier anticipo de honorarios o gastos que no se haya ganado o gastado.

Eso significa que un abogado de California no puede retener su expediente para obligarlo a pagar. Si cree que se le debe dinero, lo que le corresponde es un reclamo sobre la indemnización, y la nueva firma puede proteger ese reclamo mientras sigue el caso.

Mientras el caso siga con ellos, los abogados de California también tienen el deber, según la sección 6068(m) del Código de Negocios y Profesiones, de contestar preguntas razonables sobre el estado del caso y avisarle de los cambios importantes.

Texas: el expediente es del cliente

El comité de ética del Colegio de Abogados de Texas dice en la Opinión 570 que el expediente pertenece al cliente. Cuando termina la representación, la Regla 1.16(d) de Texas obliga al abogado a tomar medidas razonables para proteger al cliente, como entregarle los documentos y bienes a los que tiene derecho y devolverle los anticipos que no se ganaron.

Los abogados de Texas pueden tener un derecho de retención sobre documentos que viene del derecho común, pero tiene límites. La regla permite quedarse con documentos solo si eso no perjudica al cliente en el asunto, y la Opinión 411 dice que el abogado no puede quedarse con el expediente si eso causaría un daño previsible, por ejemplo cuando se acerca un plazo o una audiencia.

Si un abogado de Texas no responde a una solicitud de expediente, el Programa de Asistencia Cliente-Abogado (CAAP) del Colegio de Abogados, al (800) 932-1900, ayuda a los clientes con problemas de comunicación como este. Los casos de Texas los manejan los abogados con licencia en Texas de la firma, Joyce Ondich y John Efstathiou.

Washington: los documentos solo se retienen si otra ley lo permite

De los tres estados, Washington es el menos claro en este punto, así que conviene conocer las reglas. La RPC 1.16(d) obliga al abogado cuya representación termina a tomar las medidas razonables y posibles para proteger los intereses del cliente, como entregarle los documentos y bienes a los que tiene derecho. La misma regla dice que el abogado puede quedarse con documentos del cliente “to the extent permitted by other law” (en la medida en que otra ley lo permita).

Una de esas otras leyes es la RCW 60.40.010, que da a los abogados un gravamen sobre los documentos del cliente que llegaron a sus manos durante el trabajo. Por eso una firma de Washington con honorarios pendientes puede citar esa ley. La misma ley también le da al abogado un gravamen sobre el caso y lo que se cobre, así que su reclamo de honorarios queda protegido de todos modos con la indemnización. Cuando tomamos un caso en Washington, confirmamos por escrito que el reclamo de la firma anterior se resolverá con la indemnización, y eso normalmente quita cualquier motivo para retener los documentos.

El Colegio de Abogados del Estado de Washington (WSBA) no resuelve disputas de honorarios, pero su página sobre quejas de un abogado explica cómo reportar un problema con la conducta de un abogado.

Si el expediente tarda en llegar

Los plazos no se detienen mientras usted espera papeles. Un abogado nuevo muchas veces puede conseguir lo urgente por otro lado: los registros judiciales en el expediente del tribunal, los registros médicos directamente con sus proveedores y los datos del reclamo con la aseguradora una vez que se envía la carta de representación. Así el caso sigue avanzando aunque la firma anterior tarde unas semanas.

Haga el seguimiento por escrito y guarde copias. Un correo electrónico sirve. Basta con una nota corta y amable que repita la solicitud y dé una fecha. Puede usar el texto de nuestra carta para despedir a su abogado, que incluye la solicitud del expediente.

Qué revisar cuando llega el expediente

Lo primero con un expediente transferido es encontrar los plazos. Los plazos para presentar una demanda por lesiones son cortos y siguen corriendo mientras usted cambia de abogado:

Hay excepciones, por ejemplo para menores de edad, así que la fecha real depende de los hechos de su caso. Después de los plazos, el nuevo abogado revisa qué ha recibido la aseguradora, si se envió una carta de demanda, qué facturas médicas siguen sin pagar y si hay gravámenes anotados de planes de salud u hospitales. En un expediente que estuvo parado es común que falten facturas o que haya huecos en los registros de tratamiento, y es más fácil corregirlo temprano.

Deje que su nuevo abogado haga la solicitud

Usted no tiene que pelear por su propio expediente. Cuando contrata a Beverly Law, nosotros enviamos la sustitución o el aviso de nuevo abogado, pedimos el expediente completo y tratamos el reclamo de honorarios de la firma anterior, para que usted no quede en medio.

Sobre el costo: cambiarse con nosotros no aumenta sus honorarios. Lo que se le deba a su abogado anterior por su trabajo se paga de nuestros honorarios, no se suma a lo que usted paga. Los gastos que adelantó la firma anterior, como cuotas de presentación y cobros por registros médicos, normalmente se reembolsan de la indemnización, igual que en cualquier caso. Si no hay indemnización, no nos debe nada en honorarios ni en gastos.

Hay un caso que no podemos tomar: si usted ya firmó un finiquito (release) y el caso se resolvió, ese documento por lo general pone fin al reclamo, y conseguir el expediente no cambia eso.

Vea qué pasa con el gravamen de su abogado anterior o vuelva a nuestra guía para cambiar de abogado. Para una revisión gratis en español o en inglés, contáctenos o llame al (310) 552-6959.

Fuentes

1. Reglas de Conducta Profesional de California (State Bar of California)
2. Cal. Bus. & Prof. Code § 6068
3. Comité de Ética Profesional del State Bar of Texas, Opinión 570
4. Reglas Disciplinarias de Conducta Profesional de Texas, Regla 1.16
5. Comité de Ética Profesional del State Bar of Texas, Opinión 411
6. State Bar of Texas, Client-Attorney Assistance Program (CAAP)
7. Washington RPC 1.16
8. RCW 60.40.010
9. Washington State Bar Association, Concerns about a lawyer
10. Cal. Code Civ. Proc. § 335.1
11. Cal. Gov. Code § 911.2
12. Tex. Civ. Prac. & Rem. Code § 16.003
13. Tex. Civ. Prac. & Rem. Code § 101.101
14. RCW 4.16.080
15. RCW 4.96.020